INTERNE PRIVACYREGLEMENT VAN DE STICHTING STEUN-ZWO

Het bestuur van de Stichting Steun Partners en Projecten voor Zending, (Wereld)diaconaat, en Ontwikkelingssamenwerking STEUN-ZWO heeft kennis genomen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zoals deze op 25 mei 2018 van kracht geworden is. In het kader daarvan is het Privacybeleid geformuleerd. Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die STEUN-ZWO (hierna: “de organisatie”) verwerkt van haar donateurs, deelnemers en andere zakelijke relaties.

Wie een zakelijke relatie aangaat met de organisatie via een donatie of om een andere reden persoonsgegevens aan de organisatie verstrekt, geeft daarmee uitdrukkelijk toestemming om zijn/haar persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken.

Wij adviseren u om dit Privacybeleid goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor uw eigen administratie.

 

1. Wie zijn de verantwoordelijken?
   Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
   Mevrouw Ninette van Loon, Lobbendijk 43, 3991EB Houten, KvK 62143603 en bereikbaar via secretariaat@steun-zwo.nl of telnr. 06 10510869.Verantwoordelijk voor de handhaving van het privacybeleid alsmede verantwoordelijk voor het tijdig melden van datalekken is Richard Denekamp en bereikbaar via rmr.denekamp@gmail.com of telnr. 0492-516472.
2. Wat is de benadering?
   Het bestuur bespreekt minimaal eenmaal per jaar de vigerende privacy-wetgeving en de huidige manier van werken van de organisatie. Het bestuur omarmt de principes van privacy by default en privacy by design. Dit betekent dat bij nieuwe ontwikkelingen, beleid, of software zal worden nagedacht over technische & organisatorische maatregelen om de privacy-risico’s zo klein mogelijk te maken. Insteek is om standaard zo min mogelijk gegevens te verwerken waardoor de privacy zo goed mogelijk gewaarborgd kan worden.
3. Welke gegevens verwerkt de organisatie en voor welk doel?
   3.1  De persoonsgevens van de bestuursleden worden niet geregistreerd. Ook wordt geen kopie van  het paspoort bewaard. Indien nodig wordt een kopie van het paspoort op aanvraag verstrekt en deze zal na gebruik vernietigd worden.
   3.2   Teneinde elk verzoek om financiële ondersteuning naar de juiste waarde te kunnen beoordelen, acht het bestuur het nodig om te kunnen beschikken over de hierna genoemde documenten die aangeleverd dienen te worden door de aanvrager:
   * de zogeheten ‘NAW-gegevens’ van de contactpersoon en van de organisatie zoals voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, en bankrekeningnummer.
   Deze gegevens dienen door de aanvrager digitaal en/of fysiek aangeleverd te worden. Het bewaren van deze gegevens gebeurt digitaal. Als een aanvraag wordt gehonoreerd, dan zullen de opgeslagen gegevens pas verwijderd worden nadat de wettelijke termijnen daarvoor verlopen zijn. Mocht de aanvraag worden afgewezen, dan zullen de gegevens binnen afzienbare termijn vernietigd worden.
   3.3     De organisatie verwerkt de in sub 2.2 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
   a) uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor de beoordeling van, het onderhouden van contact over, en het invullen van uw inhoudelijke betrokkenheid bij aan de organisatie gelieerde projecten en fondsen en de eventuele verlenging, wijziging, of beëindiging daarvan, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de van u verkregen informatie.De organisatie zal zodanig ingericht worden dat uiterlijk binnen één maand kan worden gereageerd op een verzoek van een betrokkene. Als dit niet mogelijk mocht zijn, dient de betrokkene binnen één maand geïnformeerd te worden dat de beantwoording van de vraag nog maximaal twee maanden in beslag neemt. Voor het beantwoorden van vragen van betrokkenen mogen geen kosten in rekening worden gebracht; tenzij de vragen excessief of duidelijk onrechtmatig is.
   b) nieuwsbrief (optioneel): de organisatie gebruikt uw naam en e-mailadres om u incidenteel per e-mail een nieuwsbriefver belangrijke ontwikkelingen m.b.t. de organisatie toe te sturen, tenzij u hebt aangegeven deze e-mails niet te willen ontvangen. Afmelding voor deze nieuwsbrieven is te allen tijde mogelijk door een mailtje naar het secretariaat (secretariaat@steun-zwo.nl).
4. Bewaartermijnen
   De organisatie verwerkt en bewaart persoonsgegevens van aanvragers, medewerkers, bestuursleden, en vrijwilligers gedurende de duur van hun zakelijke relatie en tot maximaal één jaar na afloop van deze relatie. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de organisatie de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van een wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren of met daartoe wettelijk bevoegde instanties te delen. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven. Op verzoek van de aanvrager zullen alle persoonsgegevens uit de fysieke en digitale dossiers verwijderd worden.
5. Beveiligingsmaatregelen
   a) Het bestuur zal een verwerkingsregister opstellen.
   b) Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft de organisatie passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Hiermee worden uw persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. De organisatie hanteert beveiligde computers en een beveiligde website.
6. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten
   Betrokkenen hebben op basis van de AVG de volgende rechten:
   * Recht op inzage;
   * Recht op rectificatie;
   * Recht op het wissen van gegevens;
   * Recht op beperking van de verwerking;
   * Recht op bezwaar;
   * Recht op overdraagbaarheid van gegevens (= dataportabiliteit);
   * Klachtrecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.Via het secretariaat (secretariaat@steun-zwo.nl) kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen, te verwijderen, of om bezwaar te maken tegen de (verdere) verwerking ervan. De organisatie zal uw verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en u, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien de organisatie uw verzoek niet inwilligt, zal zij dat altijd nader toelichten. De organisatie zal een bezwaar onverwijld, in ieder         geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is het betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien dat laatste het geval is, zal de organisatie u hiervan op de hoogte brengen.Indien u klachten heeft over de wijze waarop de organisatie uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, of met eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid; kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming Richard Denekamp (rmr.denekamp@gmail.com).
   Indien dit niet mocht leiden tot een oplossing, kunt u natuurlijk altijd gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.
7. Wijzigingen
   Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via onze website www.steun-zwo.nl bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.